Powiat Wołomiński

Biuletyn Informacji Publicznej

Zawiera informacje publiczne w postaci elektronicznej, wymagane przez polskie prawo.

• - Strona Główna

• - PRAWO MIEJSCOWE

• - Zarządzenia Starosty

• - Zarządzenia Starosty w kadencji 2002-2006

• - ROK 2005

• - Marzec 2005

• - Zarządzenie Nr 17/2005 Starosty Powiatu Wołomińskiego z dnia 09.03.2005r.

ZARZĄDZENIE NR 17/05
Starosty Powiatu Wołomińskiego
z dnia 9 marca 2005 roku

w sprawie wprowadzenia w życie Regulaminu Audytu Wewnętrznego w Starostwie Powiatu Wołomińskiego


Na podstawie art. 35d. ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r., Nr 15, poz. 148 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie określenia kwot przychodów oraz wydatków środków publicznych dokonywanych w ciągu roku kalendarzowego, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2002 r., Nr 234, poz. 1970), zarządzam co następuje.

§1

Wprowadzam Regulamin Audytu Wewnętrznego stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§2

1. Zobowiązuję kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych do zapoznania z treścią regulaminu wszystkich podległych pracowników.
2. Zobowiązuję wszystkich pracowników Starostwa Powiatu Wołomińskiego do przestrzegania ustaleń i procedur oraz wymogów zawartych w załączonych dokumentach.

§3

Za prawidłowe przestrzeganie regulaminu odpowiedzialni są kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy.

§4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.




Załącznik do zarządzenia nr 17/05
Starosty Powiatu Wołomińskiego
z dnia 09.03.2005 r.


REGULAMIN
Audytu Wewnętrznego w Starostwie Powiatu Wołomińskiego


Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§1

Ilekroć w regulaminie użyte jest określenie: - rozumie się przez to

Urząd/Jednostka - Starostwo Powiatu Wołomińskiego.

Starosta - Starosta Powiatu Wołomińskiego.

Jednostka Organizacyjna - Jednostka organizacyjna Starostwa zgodnie z regulaminem organizacyjnym Starostwa.

Naczelnik - Naczelnik Wydziału w Starostwie Powiatu Wołomińskiego.

Wyodrębnione samodzielne stanowisko - Wyodrębnione samodzielne stanowisko zgodnie z regulaminem Starostwa.

Audyt wewnętrzny - ogół działań wykonywanych przez audytora wewnętrznego dokonywanych w celu przedstawienia Staroście obiektywnej i niezależnej oceny funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności a także przejrzystości i jawności.

Audytor - specjalista dokonujący procesu audytu wewnętrznego legitymujący się zaświadczeniem - o złożeniu z wynikiem pozytywnym egzaminu na audytora wewnętrznego - wydanym przez Ministra Finansów Rzeczpospolitej Polskiej.

Ustawa - Ustawa o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.).

Rozporządzenie - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. z 2002r , Nr 111., poz . 973).

Legalność - zgodność funkcjonowania audytowanego obszaru z obowiązującymi przepisami prawa; prawidłowość stanowienia przepisów wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie w ramach wykonywania jego zadań; zgodność audytowanej działalności z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, umowami cywilnoprawnymi oraz innymi obowiązującymi aktami i normami; zaniechanie działań mimo prawnie określonego obowiązku.

Gospodarność - zapewnienie oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków, uzyskanie właściwej relacji nakładów do efektów (czy taki sam wynik działalności jednostki można było osiągnąć mniejszym nakładem środków lub czy przy zastosowaniu takich samych środków można było osiągnąć lepszy wynik); wykorzystanie możliwości zapobiegania lub ograniczania wysokości szkód powstałych w działaniach jednostki.

Celowość - zapewnienie zgodności działań jednostki z jej celami statutowymi; zapewnienie optymalizacji zastosowanych metod i środków, ich adekwatność do osiągnięcia zamierzonych celów; zakres przyjętych przez kierownictwo Urzędu kryteriów oceny realizacji celów i zadań.

Rzetelność - wypełnianie obowiązków przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo; należyte wypełnianie zadań Urzędu w szczególności określonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych i osób; dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością we właściwej formie i w wymaganych terminach z uwzględnieniem wszystkich faktów i okoliczności.

Przejrzystość - klasyfikowanie dochodów i wydatków publicznych; stosowanie obowiązujących zasad rachunkowości; prowadzenie sprawozdawczości.

Jawność - udostępnianie sprawozdań dotyczących finansów i działalności jednostki; udostępnianie innych informacji dotyczących funkcjonowania jednostki i podejmowania decyzji.

§2

Niniejszy regulamin określa cel, zakres i zasady funkcjonowania audytu wewnętrznego w Starostwie Powiatu Wołomińskiego.


Rozdział 2
Status, cele i obowiązki audytu wewnętrznego

§3

Podstawową zasadą funkcjonowania audytu wewnętrznego w Starostwie jest zawodowa niezależność i obiektywizm audytorów.
1. Audytor podlega bezpośrednio i wyłącznie Staroście, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywanych przez audytora zadań określonych w ustawie.
2. Działalność audytora nie może być narażona na jakiekolwiek próby narzucenia zakresu audytu, wpływania na sposób wykonywania pracy i przekazywania wyników.
3. Audytor wewnętrzny nie może być odpowiedzialny za żaden zakres działania Starostwa.

§4

1. Audyt wewnętrzny obejmuje wszelkie działania prowadzone przez Starostwo.
2. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli wewnętrznej w jednostce, ale poprzez wnioski i uwagi powstałe w wyniku przeprowadzenia audytu, wspomaga Starostę we właściwej realizacji tych procesów.
3. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa.

§5

Celem audytu wewnętrznego jest:
1. Ocena systemu kontroli wewnętrznej oraz ocena efektywności zarządzania ryzykiem,
2. Wyrażenie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym systemie,
3. Dostarczenie Staroście w oparciu o ocenę systemu kontroli wewnętrznej racjonalnego zapewnienia o stanie działalności jednostki.
4. Identyfikacja i analiza ryzyk związanych z działalnością jednostki.
5. Wniesienie wartości dodanej oraz poprawa skuteczności działania jednostki poprzez niezależną i obiektywną ocenę procesów, systemów oraz procedur istniejących w jednostce.

§6

Audytor realizuje cele audytu przez:
1. Uzyskiwanie w wyniku badań audytowych kompletnej i udokumentowanej informacji o poszczególnych procesach (systemach) funkcjonujących w Starostwie.
2. Przedstawienie wniosków zmierzających do usunięcia wszelkich uchybień, jak i do usprawnienia działalności prowadzonej przez Starostwo.

§7

Audytor wewnętrzny w trakcie badań audytowych:
1. Bada wiarygodność sporządzanych sprawozdań finansowych oraz sprawozdania z wykonania planu finansowego.
2. Dokonuje oceny adekwatności, efektywności systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur kontroli finansowej, procedur zarządzania ryzykiem i kierowania jednostką.
3. Dokonuje oceny przestrzegania zasad celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwaniu możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań.
4. Ocenia przestrzeganie przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy.
5. Ocenia zabezpieczenie mienia jednostki.
6. Dokonuje przeglądu programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami.
7. Ocenia dostosowanie działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli.

§8

Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne:
1. Ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności a także przejrzystości i jawności.
2. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień.
3. Przedstawienie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień oraz usprawnienia audytowanej działalności.


Rozdział 3
Prowadzenie audytu wewnętrznego

§9

Do przeprowadzenia audytu wewnętrznego uprawnia imienne upoważnienie wystawione przez Starostę, którego wzór stanowi załącznik nr 2 niniejszego regulaminu. Audytor, w związku z wykonywaniem czynności objętych upoważnieniem, jest zwolniony z obowiązku potwierdzania pobytu w jednostce kontrolowanej na blankiecie polecenia wyjazdu służbowego, a także potwierdzania swojej obecności w Starostwie w tych dniach.

§10

Audyt przeprowadza się w dniach i godzinach pracy odpowiednio obowiązujących w Starostwie w sposób powodujący jak najmniejsze zakłócenia normalnego toku pracy.

§11

1. Audyt wewnętrzny przeprowadza się z zastrzeżeniem ust. 2, na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego, którego wzór stanowi załącznik nr 1 niniejszego regulaminu .
2. W uzasadnionych przypadkach audyt wewnętrzny przeprowadza się poza planem audytu.
3. Plan audytu przygotowuje Audytor wewnętrzny Starostwa w porozumieniu ze Starostą Powiatu Wołomińskiego.

§12

Audytor wewnętrzny podlega wyłączeniu z udziału w audycie wewnętrznym, jeżeli wyniki audytu mogą dotyczyć jego praw i obowiązków albo praw i obowiązków jego małżonka, krewnych powinowatych bądź osób z nim związanych z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, a także innych osób bliskich.

§13

Nie później niż 5 dni przed rozpoczęciem audytu wewnętrznego w komórce organizacyjnej audytor wewnętrzny zawiadamia odpowiednio o przedmiocie i czasie trwania audytu wewnętrznego Dyrektora, Naczelnika, Kierownika lub wyodrębnione samodzielne stanowisko.

§14

Odpowiednio osoby, o których mowa w §13 powiadomieni przez audytora o rozpoczęciu audytu wewnętrznego zapewnią audytorowi wewnętrznemu warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego, przedstawią żądane dokumenty oraz ułatwią terminowe udzielenie wyjaśnień przez podległych im pracownikom.

§15

Podczas przeprowadzania audytu wewnętrznego:
1. Audytor wewnętrzny ma prawo wglądu do wszystkich dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem komórki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.
2. Audytor wewnętrzny może sporządzać z dokumentów, o których mowa w ust. 1 niezbędne odpisy, kopie lub wyciągi, jak również zestawienia i obliczenia , w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji.
3. Audytor wewnętrzny ma zagwarantowane prawo dostępu do pomieszczeń jednostki z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnej.

§16

1. Zestawienia i obliczenia dokonywane na podstawie dokumentów, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, przez pracowników wydziału lub oddziału, w którym jest przeprowadzany audyt wewnętrzny zatwierdza odpowiednio Dyrektor, Naczelnik, Kierownik lub Wyodrębnione samodzielne stanowisko.
2. Jeżeli zachodzi potrzeba włączenia do bieżących akt audytu wewnętrznego określonego dokumentu lub jego części pracownik bezpośrednio odpowiedzialny za dany obszar na wniosek audytora potwierdza odpis lub kopie dokumentu.

§17

1. Pracownicy jednostek, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny są obowiązani na żądanie audytora wewnętrznego udzielić informacji i wyjaśnień, dostarczyć potrzebne dokumenty i zestawienia.
2. Pracownicy Starostwa mają prawo z własnej inicjatywy złożyć oświadczenie dotyczące przedmiotu audytu. Audytor wewnętrzny nie może odmówić włączenia tych oświadczeń do akt audytu. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 regulaminu.

§18

1. Po zakończeniu zadania audytowego w celu przedstawienia wstępnych ustaleń i wniosków audytu wewnętrznego, audytor wewnętrzny zwołuje naradę zamykającą z udziałem kierownika komórki, w której jest przeprowadzony audyt wewnętrzny, oraz wskazanych przez niego pracowników tej komórki.
2. Audytor wewnętrzny może, na wniosek kierownika komórki, w której jest przeprowadzony audyt wewnętrzny, zaprosić do uczestniczenia w naradzie zamykającej osoby sprawujące nadzór nad działalnością komórki, ustalając czas i miejsce odbycia narady.
3. Z przeprowadzenia narady, o której mowa w ust.1, audytor wewnętrzny sporządza protokół, który zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narad.
4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, podpisują prowadzący naradę audytor wewnętrzny oraz kierownik komórki, w której jest przeprowadzony audyt wewnętrzny, albo osoba przez niego wskazana.
5. W razie odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 3, przez kierownika komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo osobę przez niego wskazaną, audytor wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole.
6. W przypadku określonym w ust. 5 kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny albo osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu, o którym mowa w ust. 3.

§19

1. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego,
zwane dalej "sprawozdaniem", w którym przedstawia, w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, ustalenia i wnioski poczynione w trakcie audytu wewnętrznego.
2. Sprawozdanie zawiera:
1) oznaczenie zadania audytowego,
2) datę sporządzenia,
3) nazwę i adres komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny,
4) imię i nazwisko audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu audytowym oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego,
5) cel przeprowadzania zadania audytowego,
6) zakres przedmiotowy zadania audytowego,
7) podjęte działania i zastosowane techniki przeprowadzania zadania audytowego,
8) termin, w którym przeprowadzono audyt wewnętrzny,
9) zwięzły opis działań komórki, jej strategii i celów, zwłaszcza w obszarze poddanym audytowi wewnętrznemu,
10) ustalenia stanu faktycznego,
11) określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,
12) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień,
13) podpisy audytorów wewnętrznych uczestniczących w zadaniu audytowym.

§20

1. Sprawozdanie audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, po odbyciu narady, o której mowa w § 18.
2. Jeżeli kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, stwierdzi zasadność uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich wykonanie oraz wskazuje termin ich realizacji, powiadamiając o tym audytora wewnętrznego.
3. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, może zgłosić na piśmie, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania, dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu.
4. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, audytor wewnętrzny dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby podejmuje dodatkowe czynności wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń - zmienia lub uzupełnia odpowiednią część albo całość sprawozdania.
5. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w ust. 3, w całości lub w części, audytor wewnętrzny przekazuje swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem, na piśmie, kierownikowi komórki.
6. Dodatkowe wyjaśnienia lub zastrzeżenia, o których mowa w ust. 3, oraz kopię stanowiska, o którym mowa w ust. 5, audytor wewnętrzny włącza do bieżących akt.

§21

1. Audytor wewnętrzny po rozpatrzeniu dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń, o których mowa w § 20 ust. 3, przekazuje po jednym egzemplarzu sprawozdania kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny. Trzeci egzemplarz włącza do bieżących akt.
2. Kierownik komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, po otrzymaniu sprawozdania może zgłosić na piśmie kierownikowi jednostki swoje stanowisko do przedstawionego sprawozdania.

§22

1. Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny dostosowania działań jednostki do zgłoszonych przez niego uwag i wniosków.
2. Ustalenia poczynione w trakcie czynności sprawdzających audytor wewnętrzny zamieszcza w notatce informacyjnej.
3. Notatkę informacyjną, o której mowa w ust. 2, audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi jednostki oraz kierownikowi komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny.

§23

1. Przynajmniej raz na kwartał audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi jednostki informację o stanie realizacji planu audytu oraz działań podejmowanych poza planem.
2. Audytor wewnętrzny, w terminie do końca marca każdego roku, przedstawia kierownikowi jednostki sprawozdanie ze swojej działalności za rok poprzedni.
3. Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu audytor wewnętrzny dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek o tym fakcie zawiadomić kierownika jednostki.


Rozdział 4
Zarządzanie komórką audytu wewnętrznego

§24

1. Komórką audytu wewnętrznego w jednostce zarządza kierownik (naczelnik, samodzielne stanowisko) komórki audytu wewnętrznego.
2. Kierownik (naczelnik, samodzielne stanowisko) komórki audytu wewnętrznego reprezentuje komórkę audytu wewnętrznego zarówno wobec pracowników jednostki, jak i osób nie będących pracownikami jednostki.
3. Kierownik (naczelnik, samodzielne stanowisko) komórki audytu wewnętrznego jest odpowiedzialny za:
1) rzetelne i profesjonalne wykonanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu jak również zadań pozaplanowych;
2) efektywne zarządzanie komórką audytu wewnętrznego zgodnie ze Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i dobrą praktyką;
3) zapewnienie, że komórka audytu wewnętrznego nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności za działania podlegające audytowi ani ich nie nadzoruje;
4) opracowanie, na podstawie wyników analizy ryzyka, długoterminowego (strategicznego) planu audytu obejmującego wszystkie obszary działania jednostki;
5) opracowanie rocznego (operacyjnego) planu audytu na podstawie wyników analizy ryzyka;
6) opracowanie planu rekrutacji i doskonalenia zawodowego podległych mu pracowników.
4. Kierownik (naczelnik, samodzielne stanowisko) komórki audytu wewnętrznego jest niezależny w zakresie planowania pracy komórki, przeprowadzania audytu wewnętrznego i składania sprawozdań.


Rozdział 5
Relacje z Najwyższą Izbą Kontroli (NIK) i innymi instytucjami kontrolnymi

§25

1. Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, kierownik (naczelnik, samodzielne stanowisko) komórki audytu wewnętrznego powinien brać pod uwagę plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez NIK i inne instytucje kontrolne tak, by uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów.
2. Przy dokonywaniu analizy ryzyka kierownik komórki audytu wewnętrznego powinien uwzględniać wyniki kontroli i sprawdzeń dokonanych przez NIK i inne instytucje kontrolne.
3. Kierownik (naczelnik, samodzielne stanowisko) komórki audytu wewnętrznego powinien porozumiewać się z NIK i innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem kierownika jednostki.
4. Dokumentacja audytowa, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających, powinny być udostępniane NIK i innym instytucjom kontrolnym za pośrednictwem kierownika jednostki.

§26

W sprawach nie regulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie regulacje ujęte w ustawie oraz Rozporządzeniu Ministra Finansów.

§27

Integralną częścią niniejszego Regulaminu stanowią niżej wymienione załączniki:
1. Załącznik nr 1 – Plan Audytu Wewnętrznego
2. Załącznik nr 2 –Upoważnienie do przeprowadzenia audytu wewnętrznego
3. Załącznik nr 3 – Protokół przyjęcia oświadczenia
4. Załącznik nr 4 – Sprawozdanie z wykonania planu audytu wewnętrznego.